Pour les entrepreneurs, une question revient très souvent : quelles dépenses puis-je déduire ? La réponse est simple en théorie, mais parfois plus complexe en pratique : seules les dépenses engagées dans l’intérêt de votre activité professionnelle sont déductibles.
La véritable difficulté consiste donc à distinguer ce qui relève de votre activité professionnelle de ce qui appartient à votre vie privée. Cette frontière est essentielle, car elle détermine les dépenses que vous pourrez faire valoir auprès de l’administration fiscale.
Le principe : une dépense doit être liée à votre activité
Pour être déductible, une dépense doit être nécessaire ou utile à l’exercice de votre profession. Si elle est exclusivement professionnelle, elle peut être déduite en totalité.
C’est le cas, par exemple, d’un local professionnel, d’un abonnement Internet dédié à votre activité, d’un logiciel métier, de fournitures de bureau ou encore de matériel informatique utilisé uniquement dans le cadre de votre travail.
Si vous travaillez depuis votre domicile, certaines charges peuvent également être déduites. Le loyer, l’électricité ou le chauffage sont alors pris en compte au prorata de la surface exclusivement réservée à votre activité professionnelle.
Attention aux dépenses à usage mixte
Toutes les dépenses ne sont pas exclusivement professionnelles. De nombreux biens sont utilisés à la fois pour le travail et pour un usage personnel : un téléphone portable, un ordinateur, une tablette ou encore une voiture.
Dans ce cas, seule la part réellement utilisée pour l’activité est déductible. Il est donc indispensable de pouvoir justifier la répartition retenue. Une estimation réaliste, appuyée par des éléments concrets, permettra de sécuriser la déduction.
À l’inverse, lorsqu’il est impossible de démontrer l’utilisation professionnelle, l’administration fiscale peut remettre en cause la déduction, voire la refuser entièrement.
Le meilleur réflexe consiste à vous rapprocher d’un conseiller ParFi Group pour vous accompagner dans vos décisions.
Les principales dépenses professionnelles déductibles
Selon votre activité, plusieurs catégories de dépenses peuvent être prises en compte.
Les frais d’exploitation
Les frais directement liés au fonctionnement de votre activité sont déductibles. Cela comprend notamment le loyer d’un local professionnel, les charges d’énergie, les abonnements Internet et téléphone professionnels, ainsi que le matériel informatique, les logiciels, le mobilier et les fournitures de bureau.
Les équipements d’une valeur inférieure à 870 € HTVA peuvent être déduits immédiatement. Au-delà de ce montant, ils doivent être amortis sur plusieurs années.
Les déplacements professionnels
Les déplacements effectués pour rencontrer un client, un fournisseur ou transporter des marchandises constituent des frais professionnels. En revanche, les trajets purement personnels ne sont pas déductibles.
Les repas d’affaires
Les repas pris avec des clients, des partenaires ou des prospects peuvent être considérés comme des frais professionnels lorsqu’ils s’inscrivent dans le cadre d’une relation commerciale ou d’un contrat.
L’administration admet toutefois un certain seuil de tolérance : lorsque ces frais restent raisonnables et proportionnés, ils peuvent être acceptés dans la limite de 5 % du chiffre d’affaires.
Les formations
Les formations, séminaires ou abonnements à des revues spécialisées sont déductibles dès lors qu’ils permettent de maintenir ou d’améliorer les compétences directement liées à votre activité actuelle.
La voiture
Le véhicule est sans doute la dépense qui illustre le mieux la difficulté de distinguer les usages professionnels des usages privés.
Option 1 : intégrer la voiture dans votre activité
Si vous utilisez régulièrement votre véhicule pour votre activité, il peut être inscrit à l’actif de votre entreprise.
Vous pourrez alors déduire les principaux frais liés au véhicule : amortissement ou leasing, assurance, carburant ou électricité, entretien et réparations.
En contrepartie, si le véhicule est également utilisé à titre privé, cette utilisation doit être prise en compte au travers d’un avantage en nature (ATN). Celui-ci peut être calculé selon une méthode forfaitaire ou sur la base d’un carnet de bord recensant les kilomètres professionnels et privés.
Option 2 : conserver la voiture dans votre patrimoine privé
Lorsque l’utilisation professionnelle reste limitée, il peut être plus intéressant de conserver le véhicule dans votre patrimoine privé.
Dans cette situation, vous ne déduisez pas les frais du véhicule. En revanche, vous pouvez vous rembourser les déplacements professionnels grâce à une indemnité kilométrique calculée sur la base du nombre de kilomètres parcourus dans le cadre de votre activité.
Une question sur les frais déductibles pour votre activité ? Contactez-nous : https://www.parfigroup.eu/contact/
