Chaque année, de nombreuses entreprises recrutent des étudiants pour renforcer leurs équipes en dehors des vacances scolaires.
Conditions d’embauche, durée du contrat, temps de travail, rémunération et démarches administratives : découvrez tout ce qu’il faut savoir sur l’embauche d’étudiants au Luxembourg en dehors des vacances scolaires.
Quels étudiants ?
Au Luxembourg, il existe une distinction entre l’étudiant occupé pendant les vacances scolaires et l’étudiant travaillant en dehors des vacances scolaires.
Le contrat d’étudiant en dehors des vacances scolaires est accessible aux élèves et étudiants âgés d’au moins 16 ans et peut être conclu en dehors des périodes de congés officiels.
Dans ce cas, l’étudiant peut travailler tout au long de l’année sous un contrat à durée déterminée étudiant.
Dans cet article, nous nous concentrons exclusivement sur les étudiants travaillant en dehors des vacances scolaires et sur les conditions applicables à ce type de contrat.
Sous quel contrat ?
Dans le cadre de l’embauche des étudiants hors des vacances scolaires, l’employeur doit impérativement formaliser l’engagement par écrit avant le début de la mission ou au plus tard au moment de l’entrée en service, par un CDD qui mentionne obligatoirement les éléments suivants (réforme août 2024) :
- Identité des parties & lieu de travail,
- Objet du contrat,
- Date de début et date de fin,
- Durée du travail et résiliation du contrat,
- Rémunération et congés légaux,
- Maladie et organisme de sécurité social
- Le cas échéant, les possibilités de renouvellement.
Le contrat de travail doit être établi entre l’employeur et l’étudiant, ou son représentant légal s’il est mineur.
Contrairement aux règles générales applicables aux CDD ordinaires, le contrat étudiant peut être renouvelé plus de deux fois, sans être automatiquement transformé en CDI, à condition que sa durée totale ne dépasse pas cinq ans. Cette particularité permet notamment à un étudiant de poursuivre une collaboration avec le même employeur pendant plusieurs périodes de ses études.
Quelle durée du travail ?
L’une des principales particularités du contrat étudiant concerne la durée du travail.
En dehors des vacances scolaires, le temps de travail est limité à 15 heures en moyenne par semaine et limité à un maximum de 60 heures par mois.
Les heures peuvent être réparties de manière différente d’une semaine à l’autre, à condition de respecter la moyenne prévue.
Par exemple : Sur un mois, l’étudiant peut travailler :
- 15 heures la 1ère semaine ;
- 13 heures la 2e semaine ;
- 17 heures la 3e semaine ;
- 15 heures la 4e semaine.
Ce dernier doit obtenir un total maximum de 60 heures de travail à la fin du mois : 15 h + 13 h + 17 h + 15 h.
Quelle rémunération minimale pour l’étudiant ?
- 18 ans et plus :
- 100 % du salaire social minimum ;
- Salaire horaire brut (€), indice 992.24 : 16,0192 €/heure ;
- Salaire mensuel brut (€), indice 992.24 : 2 771,33 €/mois.
- 17 à 18 ans :
- 80% du salaire social minimum ;
- Salaire horaire brut (€), indice 992.24 : 12,8153 €/heure ;
- Salaire mensuel brut (€), indice 992.24 : 2 217,06 €/mois.
- 15 à 17 ans :
- 75 % du salaire social minimum ;
- Salaire horaire brut (€), indice 992.24 : 12,0144 €/heure ;
- Salaire mensuel brut (€), indice 992.24 : 2 078,49 €/mois.
Qu’en est-il des absences ?
Dans le cadre d’un contrat d’occupation d’étudiant en dehors des vacances scolaires, l’étudiant bénéficie du droit au congé annuel payé proratisé selon la durée de son contrat. Il peut également prétendre aux congés extraordinaires prévus par la loi (par exemple en cas de mariage, de partenariat ou de déménagement), qui seront rémunérés.
De plus, les jours fériés légaux sont chômés et rémunérés lorsqu’ils tombent pendant la période d’occupation.
En cas de maladie, l’étudiant peut s’absenter du travail et bénéficie du principe de maintien de la rémunération pendant son incapacité de travail
Quelle démarche pour l’employeur ?
Lorsqu’il engage un étudiant en dehors des vacances scolaires, l’employeur doit déclarer son entrée auprès du Centre commun de la sécurité sociale (CCSS). L’étudiant est affilié en qualité de salarié sous contrat à durée déterminée auprès de toutes les branches de la sécurité sociale : assurance maladie, pension, accident et dépendance.
Une exception est toutefois prévue lorsque la durée de l’occupation est inférieure ou égale à trois mois par année civile. Dans ce cas, l’étudiant peut être dispensé de l’affiliation à l’assurance maladie, à l’assurance pension et à l’assurance dépendance. L’affiliation à l’assurance accident reste obligatoire, la cotisation étant à charge de l’employeur.
Attention toutefois au cumul de plusieurs jobs étudiants au cours d’une même année. Si les conditions permettant de bénéficier de la dispense ne sont plus remplies, le CCSS procédera automatiquement à l’affiliation de l’étudiant aux branches concernées.
À la fin de son contrat, l’étudiant redevient en principe affilié à la protection sociale en tant que coassuré et est à nouveau rattaché à ses parents, sous réserve notamment de respecter les conditions d’âge et de revenus applicables.
Par ailleurs, une visite médicale auprès du médecin du travail est obligatoire lorsque l’étudiant est affecté à un poste à risque. L’étudiant âgé de moins de 21 ans doit également recevoir, avant son entrée en service, les instructions appropriées liées à son poste.
Sur le plan fiscal, la rémunération versée à l’étudiant est soumise à la retenue d’impôt sur les salaires (RTS). L’employeur doit donc appliquer la retenue fiscale conformément aux règles applicables.
Enfin, l’employeur reste tenu d’établir un certificat annuel de rémunération pour l’étudiant.
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